STUDI 1 – BAGAIMANA MENGHADAPI MASALAH DOWN MOTIVASI PERSONIL PENJUALAN ?

Pagi ini saya harus memberikan edukasi khusus ke salah satu Staf Pembina yang untuk masalah yang sebenarnya sudah terjadi enam bulan yang lalu saat Staf Pembina tersebut melakukan pembinaan kepada salah satu Staf Penjualan di salah satu unit pemasaran kami di daerah Cibogo yang bernama Ibu Wulan. Sampai di kantor Staf tersebut sudah sampai terlebih dahulu dan menyiapkan kursi di depan meja kerja saya. Bahkan Staf tersebut langsung menyambut saya di pintu masuk . Setelah saya meletakkan tas di tempat biasanya saya langsung minta Staf tersebut duduk di kursi depan saya. 

Saya diam sejenak untuk membuat suasana dan mulai fokus dengan menanyakan sebuah pertanyaan, “ Pak, menurut Bapak apa yang membuat Bu Wulan mengundurkan diri sebagai Staf Penjualan?”. Staf tersebut yang sepertinya sudah tahu kenapa dirinya di panggil menghadap saya di kantor pagi ini memulai jawaban dengan sebuah permintaan maaf dan mulai menjelaskan kondisinya. Staf tersebut menjelaskan bahwa permulaannya Bu Wulan sebagai Staf Penjualan mengalami down motivasi karena ada masalah penjualan di lapangan . 

Saat itu mulai dengan banyaknya produk yang harus di tutup untuk menutup omset sehingga pasca pembinaan justru Staf Penjualan harus menutup penjualan sampai dengan 350 produk di rumah. Hal ini membuat Staf penjualan sangat tertekan dan menjadi down motivasi. Saat itu juga Staf Penjualan menyampaikan masalah ini kepada suaminya. Staf Penjualan bermaksud minta tolong kepada suami sejumlah uang untuk sementara menutupi penjualan agar tetap masuk target bulanan. Alih alih mendapatkan sejumlah uang dari suaminya untuk menutup penjualan, Staf Penjualan justru terkena marah dari suaminya. Karena beranggapan bahwa tidak seharusnya suami mengeluarkan uang untuk menutup omset penjualan. Karena Staf Penjualan terus tertekan dengan kondisi yang ada Staf penjualan semakin down motivasi. Saat itu Staf penjualan mempunyai pemikiran untuk resign. Tapi Staf tersebut langsung memotivasi Staf penjualan untuk bersabar dulu . Karena kondisinya Staf tersebut sudah di pindahkan tugasnya ke kantor lain di Purwadadi. Semakin down motivasi Staf penjualan karena merasa tidak ada yang memperdulikan kesulitan yang dialaminya. Tanpa ada follow up yang jelas dari Staf Pembina, Staf penjualan tersebut bisa lepas dari kesulitan nya dalam menghabiskan sisa produk yang belum terjual yang sudah terlebih dahulu ditutup omsetnya. 

Staf Pembina pun tidak tahu menahu bagaimana Staf penjualan menghabiskan produk nya. Saat Staf Pembina menyampaikan bahwa Staf Pembina tidak tahu menahu bagaimana Produk dihabiskan, saya sengaja langsung mengkonfirmasi ulang apakah memang benar benar Staf Pembina tidak tahu menahu soal habisnya produk tersebut. Namun sekali lagi Staf Pembina hanya menjawab dengan jawaban yang sama, yaitu Staf Pembina tidak tahu menahu bahkan tidak cek ulang kepada bagian koordinator unit Staf penjualan. 

Selanjutnya, setelah mengkonfirmasi hal pertama dan mendapatkan jawaban yang sama, saya melanjutkan dengan pertanyaan berikutnya, yaitu apakah setelah itu Staf penjualan pernah mengeluh lagi tentang pekerjaannya?. Mendengar pertanyaan saya yang kedua tadi, Staf Pembina langsung memutar kembali memori nya, Kali ini Staf Pembina sedikit bingung mengikuti alur interview identifikasi saya. Staf Pembina juga mulai membuka percakapan di whatsapp untuk menemukan keluhan Staf penjualan setelah keluhan yang pertama. setelah beberapa menit membuka percakapan di WA , Staf Pembina kemudian menyampaikan bahwa setelah kejadian pertama , Staf penjualan kembali mengeluh ingin resign, saat itu Staf penjualan mengeluhkan tentang area nya yang sepi. 

Seakan akan sudah tahu apa yang akan saya tanyakan berikutnya, Staf Pembina langsung menjelaskan bahwa saat itu hal yang Staf Pembina lakukan adalah memotivasi Staf penjualan dengan cara membandingkan bahwa masih ada temannya yang punya masalah lebih besar dari Bu Wulan tapi masih bisa semangat dan berjuang. Mendengar penjelasan dari Staf Pembina bahwa Staf Pembina edukasi motivasi Staf penjualan dengan cara membandingkan Bu Wulan dengan Staf penjualan lain, seketika itu saya langsung terkejut dan minta Staf Pembina menjelaskan dengan detail dan pelan bagaimana saat itu Staf Pembina lakukan motivasi Staf penjualan. 

Dari sini Staf Pembina langsung terdiam dan minta maaf. seakan akan tahu bahwa tindakan edukasi motivasi yang dilakukan kurang tepat dilakukan terhadap Bu Wulan. Dari sini saya melihat mata Staf Pembina sedikit berkaca  kaca mulai menyadari penyebab Bu Wulan mau resign. Oleh karena itu saya tidak perlu mengkonfirmasi ulang untuk jawaban Staf Pembina dan melanjutkan dengan pertanyaan ketiga. 

Saya bertanya untuk ketiga kalinya kepada Staf Pembina, kapan terakhir Staf Pembina bertemu dengan Staf penjualan ? . Staf Pembina menjawab bahwa terakhir kali bertemu Staf penjualan adalah saat Staf penjualan untuk terakhir kalinya datang ke kantor dan menyampaikan secara langsung keinginan resign nya sekaligus berpamitan kepada teman teman Staf penjualan lainnya. Saat itu Staf Pembina kaget dan secara emosional menghampiri Staf penjualan secara personal dan menyampaikan bahwa Staf Pembina menyesal karena sudah merekrut Staf penjualan tersebut. Staf Pembina juga menyampaikan kekecewaannya dengan mengatakan bahwa Staf penjualan tidak konsisten dengan komitmen yang sudah dibuat bersama saat pertama kali bergabung sebagai Staf penjualan. Ditambah lagi dengan pernyataan Staf Pembina bahwa dengan resign kurang dari satu tahun Staf penjualan akan merusak penilaian Staf Pembina di perusahaan. 

Jawaban Staf Pembina terhadap pertanyaan saya yang ketiga ini sontak membuat saya langsung terkejut. Saya coba untuk diam sejenak untuk membangun suasana. Karena saya tidak ingin langsung memberikan kesimpulan apalagi langsung memberikan arahan ataupun menyalahkan Staf Pembina terhadap situasi ini. 

Setelah beberapa saat terdiam dan suasana hati Staf Pembina sedikit tenang, saya coba membungkus masalah ini dengan memberikan kesimpulan sementara terhadap masalah ini setelah memastikan bahwa tidak ada lagi hal lain yang mau disampaikan Staf Pembina terkait masalah ini. Saya sengaja membungkus masalah ini dengan tiga hal masalah pokok dan dasar terkait pengajuan resign Staf penjualan dan pola edukasi motivasi Staf Pembina terhadap staf penjualan tersebut. 

Pertama, masalah ini muncul ketika Staf Pembina tidak memastikan bahwa masalah Staf penjualan yang menutup penjualan sudah selesai sepenuhnya dan Staf Pembina tidak menindaklanjuti masalah ini minimal dengan konfirmasi ke koordinator unit Staf penjualan. Sehingga seakan akan Staf Pembina lepas tangan terhadap masalah Staf penjualan yang sudah dibinanya. Hal ini saya kuatkan dengan jawaban Staf Pembina bahwa Staf Pembina sendiri tidak tahu menahu apakah Produk itu habis atau tidak, dan bagaimana Staf penjualan bisa menghabiskan produknya. 

Kedua, terkait cara edukasi dan motivasi Staf Pembina yang kurang tepat saat Staf penjualan down motivasi, yaitu dengan membandingkan masalah Staf penjualan Bu Wulan dengan Staf penjualan lain. Hal ini terkait dengan psikologi individu Staf Penjualan yang notabene adalah seorang perempuan yang terkadang tidak mau dibanding-bandingkan dengan yang lain. Apalagi jika harus menyebutkan keunggulan staf penjualan lain di unit yang sama. 

Ketiga, terkait kalimat kurang tepat yang disampaikan Staf Pembina kepada Staf penjualan seperti halnya kalimat yang menyatakan bahwa Staf Pembina kecewa terhadap staf penjualan, ataupun Staf Pembina seharusnya tidak merekrut Bu Wulan sebagai Staf penjualan, serta Staf Pembina merasa Staf penjualan membuat nilai Staf Pembina jelek di mata perusahaan.

Dari ketiga masalah pokok yang saya bungkus terkait hasil interview saya dengan Staf Pembina tersebut minimal ada tiga hal juga yang bisa kita lakukan ketika menjadi Staf Pembina (trainer) bagi Staf Penjualan baru, antara lain sebagai berikut :

Pertama, Point utama masalah ini adalah “ketidaktuntasan” Staf Pembina dalam menyelesaikan masalah Staf Penjualan. Masalah down motivasi Staf penjualan pertama kali ini muncul ketika Staf Pembina tidak memastikan bahwa masalah Staf penjualan yang menutup penjualan sudah selesai sepenuhnya dan Staf Pembina tidak menindaklanjuti masalah ini minimal dengan konfirmasi ke koordinator unit Staf penjualan. Sehingga seakan akan Staf Pembina lepas tangan terhadap masalah Staf penjualan yang sudah dibinanya. Hal ini saya kuatkan dengan jawaban Staf Pembina bahwa Staf Pembina sendiri tidak tahu menahu apakah Produk itu habis atau tidak, dan bagaimana Staf penjualan bisa menghabiskan produknya. 

Sekali lagi, point utama masalah ini adalah ketidaktuntasan Staf Pembina dalam menyelesaikan masalah Staf Penjualan. Ketika kita harus menyelesaikan masalah, selalu usahakan sampai masalah tersebut benar-benar tuntas sampai tidak ada masalah lanjutan yang terjadi. Termasuk sudah kita persiapkan langkah-langkah antisipasi agar masalah yang serupa tapi tak sama tidak terjadi lagi dikemudian hari, bahkan saat kita sudah tidak bertugas lagi di tempat tersebut. Dengan kata lain cobalah selalu menyelesaikan masalah sampai ke akar-akarnya. 

Masalah yang dialami Staf penjualan adalah ketidakmampuan Staf Penjualan dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai Staf penjualan karena berbagai macam kesulitan atapun kendala di lapangan. Dalam hal ini, Staf Pembina harus bisa mengidentifikasi kendala seperti apa yang terjadi dan dialami Staf penjualan. Seperti potensi pasar yang tidak produktif ataupun sudah tidak potensial, menurunnya daya beli, atau kemampuan Staf penjualan yang memang masih kurang, seperti kemampuan komunikasi yang masih kurang, kemampuan staf penjualan dalam menghadapi penolakan pelanggan, dan masalah lain yang seharusnya bisa diidentifikasi sampai tuntas oleh Staf Pembina. 

Bahkan jika Staf Pembina tersebut sudah tidak berada dalam kantor unit yang sama karena tugas lain seperti ditempatkan di kantor unit lain, maka sudah seharusnya Staf Pembina tersebut bisa selalu melakukan monitor pasca pembinaan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara melakukan koordinasi edukasi dan motivasi terhadap Staf penjualan yang sudah dibinanya kepada Koordinator kantor Unit yang masih bertugas di tempat kegiatan Staf penjualan tersebut. Dengan koordinasi yang baik antara Staf Pembina dan Koordinator Kantor Unit tersebut seharusnya bisa melakukan tindakan yang tepat seperti melakukan edukasi dan motivasi ketika permasalahan muncul dari Staf Penjualan baru. Sehingga masalah bisa selesai sampai tuntas dan tidak berlarut-larut.

 Kedua, terkait cara edukasi dan motivasi Staf Pembina yang kurang tepat saat Staf penjualan down motivasi, yaitu dengan membandingkan masalah Staf penjualan Bu Wulan dengan Staf penjualan lain. Hal ini terkait dengan psikologi individu Staf Penjualan yang notabene adalah seorang perempuan yang terkadang tidak mau dibanding-bandingkan dengan yang lain. Apalagi jika harus menyebutkan keunggulan staf penjualan lain di unit yang sama. Pola edukasi dengan cara membanding-bandingkan seorang staf penjualan yang satu dengan staf penjualan yang lain merupakan pola edukasi yang kurang tepat ketika yang dibandingkan adalah pribadi seseorang dalam menghadapi masalah. Hal ini akan dapat memunculkan rasa tidak respect Staf penjualan terhadap staf pembinanya. Ketika harus membandingkan, perkuat data kita dan sampaikan secara jelas mengenai data dan permasalahan yang terjadi, sehingga tidak menjurus pada hal yang bersifat pribadi. 

Ketiga, terkait kalimat kurang tepat yang disampaikan Staf Pembina kepada Staf penjualan seperti halnya kalimat yang menyatakan bahwa Staf Pembina kecewa terhadap staf penjualan, ataupun Staf Pembina seharusnya tidak merekrut Bu Wulan sebagai Staf penjualan, serta Staf Pembina merasa Staf penjualan membuat nilai Staf Pembina jelek di mata perusahaan. Hal ini sangat tidak dianjurkan dilakukan bahkan disampaikan kepada Staf Penjualan. Ketika hal ini disampaikan Staf penjualan akan berasumsi bahwa Staf Pembina hanya mementingkan diri sendiri dan menganggap Staf Penjualan hanya sebagai obyek. Hindari penyampaian kepentingan pribadi ketika kita mengedukasi dan memotivasi orang lain. Berikan pelayanan yang tulus bahwa setiap edukasi dan motivasi yang kita berikan kepada Staf penjualan adalah murni untuk kepentingan dan kemajuan Staf Penjualan tersebut.

Kreator : Heri Purwanto, S.Sos.I