studi-2 bagaimana menyiapkan personil untuk menjadi staf koordinator di sebuah unit kegiatan usaha

Pagi ini saya harus memberikan edukasi khusus ke salah satu Staf Junior sebagai persiapan menjadi Staf Koordinator di unit kegiatan usaha kami di daerah Purwadadi. Staf ini memang sudah memiliki basic kemampuan dasar sebagai staf Pembina yang baik, sehingga memang sudah seharusnya saya memberikan kesempatan kepada staf ini untuk berkembang. Saya sengaja mengagendakan satu hari ini dari pagi sampai sore melakukan kegiatan edukasi persiapan bagi Staf untuk menjadi Staf Koordinator di sebuah Unit kegiatan usaha di Purwadadi.

Pagi hari sengaja saya sampai di kantor unit Purwadadi lebih siang dari biasanya. Di pagi ini saya mau melihat inisiatif Staf dalam menyiapkan kegiatan pagi bersama tim di kantor unit Purwadadi, seperti absensi, piket harian pagi, briefing pagi, dan persiapan kegiatan pagi hari kegiatan Staf. Saya sengaja tidak datang lebih pagi karena jika saya datang lebih pagi, maka Staf akan cenderung lebih formalitas dan tidak natural bahkan bisa jadi pencitraan saja. Akan tetapi, dengan sampai di kantor tersebut lebih siang dari biasanya, saya tinggal monitor dan follow up persiapan yang dilakukan oleh Staf tersebut. 

Dalam hal ini, saya juga mau membiasakan staf tersebut untuk melakukan kegiatan hanya karena merasa ada kontrol oleh pimpinan. Justru Staf harus punya prinsip kerja tanpa harus ada kontrol ketat dari pimpinan. Sehingga tidak budaya pamrih, pencitraan, hanya bagus kerjanya jika ada pimpinan, kerja tidak tulus dari hati tapi karena ingin mendapatkan apresiasi. Saya juga mau memberikan edukasi kepada Staf tersebut agar dalam briefing ada laporan yang bisa diberikan kepada pimpinan mengenai hasil kegiatan yang sudah dilakukan sebelumnya, kendala-kendala yang dihadapi di tempat kegiatan usaha yang berkaitan dengan kegiatan tim atau personil, kegiatan tim penjualan, serta langkah yang akan diambil berupa solusi dan rencana tindakan yang akan dilakukan ke depan untuk mengatasi masalah dan kendala yang ada. Hal ini akan menjadi kebiasaan baik (habit yang baik) saat nanti staf sudah menjadi Staf coordinator yang sesungguhnya.

Kegiatan selanjutnya setelah mereka selesai piket pagi adalah kegiatan briefing pagi. Pada tahap ini Staf sudah mulai menunjukkan inisiatif untuk memulai briefing pagi. Dimulai dengan pembukaan briefing pagi dengan doa dan pembacaan prinsip perusahaan, test pengetahuan produk, latihan role play kegiatan staf, evaluasi hasil role play, penyampaian kegiatan tim, diskusi permasalahan tempat kegiatan usaha, dan dilanjutkan dengan persiapan materi kegiatan briefing siang bersama Staf Penjualan. 

Setelah rangkaian kegiatan pagi dan semua personil sudah keluar dari kantor untuk menjalani aktifitas pagi di luar kantor, saya minta Staf tersebut untuk menyiapkan data-data yang akan digunakan untuk analisa data, seperti laporan penjualan tiga bulan terakhir, penjualan tiap personil marketing, data kondisi pelanggan dan penjualan setiap potensi, dan beberapa laporan yang akan digunakan sebagai basic data untuk menentukan perbaikan kedepan Unit kantor Purwadadi. Setelah semua data siap , saya sedikit memberikan gambaran kepada Staf tersebut mengenai hal-hal yang harus dilakukan setiap Staf koordinator unit usaha. 

Pertama, Staf koordinator setiap awal bulan maksimal di akhir minggu pertama periode tanggal satu sampai dengan tanggal tujuh disetiap bulannya harus sudah bisa melakukan analisa terkait kondisi penjualan di Unit usahanya. Analisa terhadap kondisi penjualan sangat penting mengingat kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan minuman. Sehingga penjualan menjadi ujung tombak perusahaan kita. Besar kecilnya penjualan terhadap produk kami sangat mempengaruhi denyut nadi perusahaan. Biasanya kita mulai dari pencapaian target bulanan. Angka 100 % (seratus persen) merupakan angka yang mutlak jika sebuah Unit usaha mau dikatakan berhasil pada bulan itu. 

Setelah itu baru kita lakukan analisa terhadap pencapaian target versus pencapaian tahun lalu. Hal ini sangat penting untuk memastikan perusahaan ataupun Unit Usaha menjadi Unit Usaha yang berkembang. Jangan sampai seperti berjalan di tempat. Selanjutnya kami lakukan analisa terhadap kondisi penjualan per tenaga pemasaran. Biasanya di sebuah Unit usaha terdapat sepuluh sampai dengan dua belas tenaga pemasaran. Penjualan per tenaga pemasaran sangat penting untuk kita analisa karena hasil yang dicapai secara keseluruhan unit usaha sangat ditentukan oleh hasil dari penjualan per masing-masing tenaga pemasaran. Analisa ini sangat penting untuk mengetahui kontribusi masing-masing tenaga pemasaran terhadap hasil yang diperoleh secara Unit Usaha. Dari analisa ini kita juga bisa mengetahui produktivitas masing-masing tenaga pemasaran tersebut. Sehingga selanjutnya kita bisa melakukan perbaikan melalui edukasi dan motivasi terhadap tenaga pemasaran yang masih kurang produktif melalui prioritas edukasi oleh Staf koordinator. Dengan edukasi yang baik terhadap tenaga pemasaran yang kurang produktif diharapkan tenaga pemasaran tersebut akan berusaha lebih produktif dan bisa meningkatkan kontribusi terhadap Unit Usaha.

Kedua, hal yang harus dilakukan Staf koordinator pada periode minggu pertama bulan berjalan adalah melakukan analisa terhadap kondisi penjualan per potensi. Analisa terhadap penjualan per potensi sangat penting karena dengan mampu melakukan analisa terhadap penjualan per potensi, seorang Staf koordinator akan mampu membuat rencana tindakan perbaikan untuk meningkatkan penjualan di potensi yang belum maksimal penjualannya. Sehingga seorang Staf Unit Usaha bisa efektif dalam melakukan project yang akan dijalankan. Tanpa analisa yang tepat seorang Staf koordinator akan sulit mendapatkan hasil terbaik dan kurang efektif dalam project perbaikannya. Dengan analisa yang tepat diharapkan perbaikan yang dilakukan akan lebih efektif dan lebih realistis hasilnya. Perbaikan terhadap penjualan per potensi dapat berpengaruh terhadap hasil penjualan secara keseluruhan Unit usaha tersebut. Kita harus bisa dengan efektif melakukan perbaikan di potensi yang kurang penjualannya di bulan sebelumnya, sehingga di bulan berjalan diharapkan bisa meningkatkan penjualan. 

Banyak sekali usaha-usaha yang bisa dilakukan untuk dapat meningkatkan penjualan di sebuah potensi, diantaranya dengan melakukan promosi dan pembagian sample kepada calon customer dan selanjutnya bisa dijadikan pelanggan baru. Peningkatan penjualan di sebuah potensi juga bisa dilakukan dengan mengadakan kerja sama yang saling menguntungkan yang dapat dituangkan dalam sebuah perjanjian kerja bersama yang baik, sehingga kedua pihak bisa saling menguntungkan. 

Selain usaha usaha yang disebutkan di atas, perbaikan secara internal juga mutlak diperlukan dan tidak kalah pentingnya, yaitu dengan beberapa usaha-usaha khusus, seperti evaluasi jam atau waktu kunjungan agar lebih efektif , karena hal ini mungkin saja bisa terjadi dengan banyaknya potensi yang harus dikunjungi oleh satu tenaga pemasaran, bisa saja terjadi ada waktu kunjungan yang tidak begitu efektif di salah satu potensi sehingga hasil penjualan di potensi tersebut juga kurang maksimal. 

Selain itu, perlu diperhatikan juga perihal kemampuan personil tenaga pemasaran. Kemampuan seorang personil tenaga pemasaran akan sangat mempengaruhi penjualan. Dengan kemampuan yang baik dari seorang tenaga pemasaran akan mampu mendongkrak penjualan juga. Begitu juga sebaliknya, kemampuan personil yang kurang atau bahkan sangat kurang akan berdampak terhadap hasil penjualan yang akan dicapai. Kemampuan yang dimaksud adalah kemampuan secara individu tenaga pemasaran, seperti komunikasi, kemampuan mengatasi penolakan pelanggan, kemampuan menjalin hubungan baik dengan pelanggan, dan lain sebagainya. Serangkaian kemampuan tersebut harus selalu di update dengan baik dan secara terus menerus atau berkala. Dengan kemampuan personil setiap tenaga pemasaran, diharapkan penjualan mereka bisa meningkat dari waktu ke waktu seiring dengan meningkatnya target dan sasaran perusahaan baik secara terukur dan tidak terukur.

Ketiga, hal yang harus dilakukan seorang Staf koordinator Unit Usaha di awal bulan adalah kemampuan menganalisa kondisi Unit usaha secara umum. Sebagai contoh sederhana adalah kondisi kebersihan tempat kegiatan usaha. Kondisi kebersihan di sebuah unit usaha akan sangat mempengaruhi kenyamanan para tenaga pemasaran saat mereka sedang berada di tempat kegiatan usaha. Selain hal sederhana tadi, ada beberapa hal yang sangat mempengaruhi kinerja para tenaga pemasaran, seperti halnya kelengkapan material yang sangat membantu para tenaga pemasaran dalam usahanya meningkatkan penjualan. Sebagaimana contoh hal yang sangat menunjang tenaga pemasaran adalah material promosi, seperti brosur dan sarana promosi lain. Kelengkapan material seperti halnya alat delivery bagi para tenaga pemasaran juga sangat penting. Jangan sampai para tenaga pemasaran tidak percaya diri saat mereka melakukan kegiatan delivery di lapangan. Oleh karena itu, support dari Staf koordinator sangat penting bagi para tenaga pemasaran agar para tenaga pemasaran bisa juga meningkatkan penjualan sehingga berdampak pada peningkatan penjualan perusahaan.

Kesimpulannya, ketiga hal pokok yang sudah dijelaskan di atas merupakan hal mendasar bagi Staf koordinator di unit kegiatan usaha untuk bisa melakukan tahapan perbaikan setiap bulannya di tempat kegiatan usaha yang harus dilakukan seorang Staf koordinator penjualan. Dengan kemampuan tersebut, Staf koordinator mempunyai basic kompetensi dasar menjadi seorang koordinator di Unit usaha yang sedang di pimpinnya sebelum nantinya akan banyak kompetensi lain yang harus dikuasai oleh seorang Staf koordinator penjualan.

Kreator : Heri purwanto